Geschäftsprozessmanagement (GPM).

Business Process Management (BPM)

Business Process Management (BPM) ist ein systematischer Ansatz zur Verwaltung und Verbesserung der Geschäftsprozesse einer Organisation, um Effizienz, Anpassungsfähigkeit und Gesamteffektivität zu steigern. Er umfasst verschiedene Phasen, darunter Analyse, Design, Implementierung, Ausführung und Optimierung. Ziel von BPM ist es, Abläufe zu straffen, Engpässe zu reduzieren und sicherzustellen, dass Prozesse mit den Zielen und Vorgaben der Organisation übereinstimmen.

Zentrale Konzepte und Prozesse

Analyse

In der Analysephase von BPM untersuchen Organisationen ihre bestehenden Prozesse, um ein umfassendes Verständnis ihrer Funktionsweise zu erlangen. Dies umfasst die Identifizierung von Engpässen, Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten. Das Ziel ist es, Prozesslücken, Redundanzen und Chancen für Automatisierung oder Optimierung zu identifizieren.

Design

Sobald die Analyse abgeschlossen ist, gehen die Organisationen zur Designphase über, in der sie neue Prozesse erstellen oder bestehende neu gestalten. Dabei liegt der Fokus auf der Effizienzsteigerung, Standardisierung und Angleichung an bewährte Branchenpraktiken. Das Design von Prozessen umfasst die Definition von Workflows, die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Bestimmung von Leistungskennzahlen und Key Performance Indicators (KPIs), um die Effektivität der Prozesse zu messen.

Implementierung

Der nächste Schritt in BPM ist die Implementierung, bei der die aktualisierten Prozesse in die Systeme und Workflows der Organisation eingeführt werden. Eine effektive Implementierung erfordert die Akzeptanz der Stakeholder und klare Kommunikation, um sicherzustellen, dass jeder die Änderungen und seine Rolle bei der Ausführung der neuen Prozesse versteht. Organisationen nutzen häufig technologische Lösungen und Werkzeuge, um den Implementierungsprozess effektiv zu automatisieren und zu verwalten.

Ausführung

Sobald die Prozesse implementiert sind, treten die Organisationen in die Ausführungsphase ein, in der sie die Prozesse in Echtzeit überwachen und beaufsichtigen. Dies umfasst das Tracking der Prozessleistung, das Sammeln von Daten und die Sicherstellung, dass die Prozesse wie beabsichtigt funktionieren. Eine Echtzeitüberwachung ermöglicht es den Organisationen, Probleme oder Abweichungen von den erwarteten Ergebnissen zu identifizieren und umgehend Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Optimierung

BPM ist ein iterativer Prozess, und die Optimierungsphase spielt eine entscheidende Rolle bei der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse. Organisationen bewerten regelmäßig die Prozessleistung, analysieren Daten und identifizieren Bereiche für weitere Verbesserungen. Durch kontinuierliche Optimierung können Organisationen Trends erkennen, potenzielle Probleme voraussagen und proaktiv Anpassungen vornehmen, um Effizienz zu erhalten oder zu steigern.

Präventionstipps für erfolgreiches BPM

Zusammenarbeit

Eine erfolgreiche BPM-Implementierung erfordert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern. Durch die Einbeziehung unterschiedlicher Perspektiven können Organisationen wertvolle Einblicke gewinnen und Innovationen vorantreiben. Kollaboratives BPM fördert eine bessere Akzeptanz neuer Prozesse und schafft eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Technologieintegration

Technologie spielt eine entscheidende Rolle im BPM, indem sie Organisationen ermöglicht, Aufgaben zu automatisieren, Workflows zu verwalten und die Prozessleistung zu verfolgen. BPM-Software und Automatisierungstools können helfen, Prozesse zu straffen und den manuellen Aufwand zu reduzieren. Durch die Integration technologischer Lösungen können Organisationen Genauigkeit, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit verbessern, was letztendlich zu besseren Geschäftsergebnissen führt.

Kontinuierliche Verbesserung

Kontinuierliche Verbesserung steht im Mittelpunkt von BPM. Organisationen sollten eine Kultur fördern, in der Mitarbeiter ermutigt werden, Verbesserungspotenziale zu erkennen und Feedback zu geben. Durch die Annahme einer kontinuierlichen Verbesserungshaltung können Organisationen auf Marktveränderungen reagieren, Kundenbedürfnisse erfüllen und betriebliche Exzellenz sicherstellen.

Verwandte Begriffe

• Business Process Automation (BPA): BPA umfasst die Nutzung von Technologie zur Automatisierung repetitiver und manueller Aufgaben innerhalb von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, menschliche Fehler zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und Ressourcen für wertschöpfendere Aktivitäten freizusetzen.

• Prozessmapping: Prozessmapping ist die visuelle Darstellung von Prozessen mithilfe von Diagrammen oder Flussdiagrammen, um sie zu analysieren, zu verstehen und zu verbessern. Es hilft, Engpässe, Redundanzen und Verbesserungspotenziale in den Prozessen zu identifizieren.

• Workflow-Management: Workflow-Management konzentriert sich auf die Koordination und Automatisierung des Arbeitsflusses und der Aufgaben innerhalb einer Organisation. Es stellt sicher, dass Arbeit effizient zugewiesen, verfolgt und abgeschlossen wird, und bietet gleichzeitig Transparenz über den Status laufender Aufgaben und Prozesse.

Durch die Anwendung von BPM-Prinzipien und -Praktiken können Organisationen operative Exzellenz erreichen, die Kundenzufriedenheit verbessern und in einem dynamischen Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig bleiben.