Tietojen säilyttäminen
Datan säilytys
Datan säilyttämisen määritelmä
Datan säilytys viittaa organisaation datan tallentamiseen tiettyä ajanjaksoa varten. Se on käytäntö säilyttää tietoa määritellyn ajan, joka usein johtuu laillisista, sääntelyyn liittyvistä tai liiketoiminnallisista vaatimuksista. Tämä sisältää tietoja, kuten asiakastietueet, taloustransaktiot, työntekijätiedot ja muuta. Datan säilyttämisen tarkoituksena on varmistaa, että organisaatiot voivat täyttää velvoitteensa ja vastuunsa, kuten sääntelyvaatimukset, lailliset vaatimukset ja data-analytiikka.
Kuinka datan säilytys toimii
Organisaatiot tallentavat dataa eri tavoin, kuten paikallisilla järjestelmillä, pilvialustoilla tai muilla tallennusvälineillä. Datan säilytys tarkoittaa datan tallentamista ja säilyttämistä tiettyjen säilytysaikojen täyttämiseksi, jotka on määritelty säädöksissä tai sisäisissä käytännöissä. Jotkut säädökset, kuten General Data Protection Regulation (GDPR) ja Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), määrittelevät erityisvaatimuksia datan säilytykselle eri toimialoilla.
Data arkistoidaan usein turvallisiin, pääsynhallittuihin järjestelmiin sen varmistamiseksi, että se on saatavilla säädösten tarkastuksia, auditointeja tai oikeudenkäyntejä varten. Arkistointi on prosessi, jossa data, jota ei enää aktiivisesti käytetä, siirretään erilliseen tallennuslaitteeseen tai -järjestelmään pitkäaikaista säilytystä varten. Arkistointi auttaa organisaatioita vapauttamaan resursseja tuotantojärjestelmissä samalla kun se säilyy pääsy historiallisesti tarvittavaan dataan.
Datan säilytyskäytännöt voivat vaihdella riippuen datan tyypistä, toimialan säädöksistä ja organisaation vaatimuksista. Nämä käytännöt määrittelevät tyypillisesti erilaisten datatyyppien säilytysajat, joissa esitetään, kuinka kauan kutakin kategoriaa tulisi säilyttää ennen kuin se voidaan turvallisesti hävittää tai poistaa.
Datan säilyttämisen edut
Datan säilyttäminen tarjoaa organisaatioille useita etuja:
Sääntelyjen noudattaminen: Laillisten ja sääntelyyn liittyvien vaatimusten noudattaminen on organisaatioiden ensisijainen huolenaihe. Datan säilyttäminen auttaa organisaatioita täyttämään sääntelyvelvoitteensa pitämällä tietueet ja tiedot tarpeellisen ajan. Tämä varmistaa, että organisaatiot ovat valmiita kaikkiin auditointeihin, kyselyihin tai tutkintoihin, jotka saattavat nousta esiin.
Oikeudelliset velvoitteet: Datan säilytys on keskeisessä asemassa oikeudellisten velvoitteiden täyttämisessä. Oikeudellisten kiistojen, oikeusjuttujen tai tutkimusten tapauksessa organisaatioilta saatetaan vaatia tuottamaan asiaankuuluvaa dataa todisteena. Kun käytössä on vankka datan säilytysprosessi, organisaatiot voivat varmistaa, että ne voivat paikantaa ja toimittaa tarvitsemansa tiedot kohtuullisessa ajassa.
Data-analytiikka: Säilytetty data voi olla arvokas resurssi organisaatioiden data-analytiikka-aloitteille. Analysoimalla historiallista dataa organisaatiot voivat saada tietoa trendeistä, kuvioista ja asiakaskäyttäytymisestä, mikä mahdollistaa perusteltujen liiketoimintapäätösten tekemisen. Datan säilyttäminen varmistaa, että tämä historiallinen data on helposti saatavilla analysoitavaksi.
Parhaat käytännöt datan säilyttämiseen
Tehokkaan datan säilyttämisen varmistamiseksi organisaatioiden tulisi harkita seuraavia parhaita käytäntöjä:
Säännöllinen käytäntöjen tarkastelu: Datan säilytyskäytäntöjä tulisi tarkistaa ja päivittää säännöllisesti, jotta ne ovat linjassa muuttuvien sääntelyvaatimusten ja toimialan parhaiden käytäntöjen kanssa. Pysymällä ajan tasalla sääntelyjen muutoksista organisaatiot voivat varmistaa, että niiden datan säilytyskäytännöt pysyvät vaatimusten mukaisina.
Datan luokitus: Luokittele data sen arkaluonteisuuden, luottamuksellisuuden ja sääntelyvaatimusten perusteella. Luokittelemalla dataa organisaatiot voivat soveltaa sopivia säilytysaikoja ja turvatoimenpiteitä eri datatyypeille.
Turvallinen datan tallennus: Ota käyttöön vankat salauksella ja pääsynhallinnalla varustetut menetelmät suojellaksesi säilytettyä dataa luvattomalta pääsyltä. Tämä sisältää toimenpiteitä, kuten salauksen käytön sekä paikallisesti että siirrettäessä, pääsynhallinnan käyttäjäroolien ja -oikeuksien pohjalta sekä dataan liittyvien pääsytapahtumien seurannan.
Datan hävittäminen: Ota käyttöön turvalliset datan hävitysmenetelmät, kun säilytysaika umpeutuu. Tämä voi tarkoittaa datan turvallista poistamista tai tuhoamista, jotta sitä ei voida palauttaa. Organisaatioiden tulisi noudattaa alan hyväksymiä standardeja ja ohjeita datan hävityksessä minimoidakseen tietoturvaloukkausten riskin.
Avaintarkastelut ja haasteet
Datan säilytys aiheuttaa tiettyjä tarkasteltavia asioita ja haasteita, jotka organisaatioiden tulisi ottaa huomioon:
Datan määrä: Organisaatioiden tuottaman datan määrä kasvaa yhä eksponentiaalisesti. Suurien datamäärien hallitseminen ja säilyttäminen voi olla haastavaa ja vaatia paljon resursseja. Organisaatioilla tulisi olla mekanismeja tämän datan tehokkaaseen hallintaan, tallentamiseen ja käsittelyyn.
Datan yksityisyys: Lisättyjen datan yksityisyyteen liittyvien huolien myötä organisaatioiden tulisi olla tietoisia säilyttämästään henkilötiedosta. Oikein toteutettujen datan anonymisointi- tai pseudonymisointitekniikoiden avulla voidaan suojella yksilöiden yksityisyyttä samalla kun täytetään säilytysvaatimukset.
Kustannukset: Datan säilyttäminen voi aiheuttaa kustannuksia suurien datamäärien tallentamisesta ja hallinnoinnista. Organisaatioiden tulisi ottaa huomioon tallennusinfrastruktuuri, datanhallintatyökalut ja mahdolliset oikeudellisten ja säädöksellisten prosessien kustannukset suunnitellessaan datan säilytysstrategioitaan.
Datan turvallisuus: Säilytetty data tulee suojata riittävästi luvattoman pääsyn, tietomurtojen tai datameneetyksen estämiseksi. Organisaatioiden tulisi toteuttaa vahvoja tietoturvatoimenpiteitä, mukaan lukien salaus, pääsynhallintamekanismit ja säännölliset tietoturva-auditit varmistaakseen säilytetyn datan eheyden ja luottamuksellisuuden.
Datan säilytys on kriittinen käytäntö organisaatioille niiden lakisääteisten, säädöksellisten ja liiketoiminnallisten vaatimusten täyttämiseksi. Datan säilytyskäytäntöjen luomisella organisaatiot voivat varmistaa sääntöjenmukaisuuden, täyttää lakisääteiset velvoitteensa ja hyödyntää historiallista dataa analytiikassa. Parhaiden käytäntöjen, kuten säännöllisen käytäntöjen tarkastelun, dataluokituksen, turvallisen datan tallennuksen ja asianmukaisen datanhävityksen, toteuttaminen voi auttaa organisaatioita hallitsemaan ja säilyttämään datansa tehokkaasti samalla kun vähennetään niihin liittyviä haasteita ja riskejä.