Хранение данных
Удержание данных
Определение удержания данных
Удержание данных относится к хранению данных организации на определенный период. Это практика сохранения информации на установленный срок, часто обусловленная юридическими, нормативными или бизнес-требованиями. Это включает данные, такие как записи клиентов, финансовые транзакции, информация о сотрудниках и многое другое. Цель удержания данных состоит в том, чтобы гарантировать, что организации могут выполнять свои обязательства и обязанности, такие как соблюдение нормативных требований, юридических обязательств и анализ данных.
Как работает удержание данных
Организации хранят данные различными способами, включая локальные системы, облачные платформы или другие носители хранения. Удержание данных включает хранение и сохранение данных для выполнения конкретных периодов хранения, определяемых нормативными актами или внутренними политиками. Некоторые нормативные акты, такие как Общие положения о защите данных (GDPR) и Закон о переносимости и подотчетности медицинской страховки (HIPAA), устанавливают конкретные требования к удержанию данных в различных отраслях.
Данные часто архивируются в защищенных системах с контролем доступа, чтобы обеспечить их доступность для проверок на соответствие требованиям, аудитов или юридических процедур. Архивирование - это процесс передачи данных, которые больше не используются активно, на отдельное устройство или систему хранения для длительного хранения. Архивирование помогает организациям освободить ресурсы в производственных системах, сохраняя при этом доступ к историческим данным, если это необходимо.
Политики удержания данных могут варьироваться в зависимости от типа данных, отраслевых нормативных актов и требований организации. Эти политики обычно определяют период хранения для различных типов данных, указывая, как долго каждую категорию следует сохранять, прежде чем ее можно будет безопасно утилизировать или удалить.
Преимущества удержания данных
Удержание данных предлагает организациям несколько преимуществ:
Соответствие нормативным требованиям: Соответствие юридическим и нормативным требованиям является первоочередной задачей для организаций. Удержание данных помогает организациям выполнять обязательства по соблюдению нормативных требований, сохраняя записи и информацию на необходимый период. Это гарантирует, что организации готовы к любым аудитам, запросам или расследованиям.
Юридические обязательства: Удержание данных играет важную роль в выполнении юридических обязательств. В случае правовых споров, судебных разбирательств или расследований организации могут быть обязаны предоставить соответствующие данные в качестве доказательства. Имея надежный процесс удержания данных, организации могут гарантировать, что они смогут найти и предоставить необходимые данные в разумные сроки.
Аналитика данных: Сохраненные данные могут быть ценным ресурсом для аналитических инициатив организаций. Анализируя исторические данные, организации могут получать информацию о трендах, шаблонах и поведении клиентов, что позволяет им принимать обоснованные бизнес-решения. Удержание данных гарантирует, что эти исторические данные доступны для анализа.
Лучшие практики удержания данных
Чтобы обеспечить эффективное удержание данных, организациям следует учитывать следующие лучшие практики:
Регулярный обзор политики: Политики удержания данных должны регулярно пересматриваться и обновляться в соответствии с изменяющимися нормативными требованиями и отраслевыми лучшими практиками. Постоянное обновление в условиях изменений в нормативных актах позволяет организациям гарантировать, что их практика удержания данных соответствует требованиям.
Классификация данных: Категоризация данных на основе их чувствительности, конфиденциальности и нормативных требований. Классифицируя данные, организации могут применять соответствующие периоды хранения и меры безопасности к различным видам данных.
Безопасное хранение данных: Внедрение надежного шифрования и контроля доступа для защиты хранимых данных от несанкционированного доступа. Это включает такие меры, как шифрование данных при хранении и передаче, контроль доступа на основе ролей и разрешений пользователей, а также мониторинг деятельности по доступу к данным.
Утилизация данных: Реализация безопасных методов утилизации данных после истечения срока хранения. Это может включать безопасное удаление или уничтожение данных, чтобы гарантировать, что они не могут быть восстановлены. Организации должны следовать принятым в отрасли стандартам и руководствам по утилизации данных, чтобы минимизировать риск утечки данных.
Ключевые соображения и вызовы
Удержание данных ставит перед организациями определенные соображения и вызовы:
Объем данных: Количество данных, генерируемых организациями, продолжает быстро расти. Управление и хранение больших объемов данных может быть сложной и ресурсозатратной задачей. Организации должны иметь механизмы для эффективного управления, хранения и обработки этих данных.
Конфиденциальность данных: В условиях возросшей обеспокоенности по поводу конфиденциальности данных организации должны учитывать личную информацию, которую они хранят. Внедрение методов анонимизации или псевдонимизации данных может помочь защитить конфиденциальность личной информации, при этом выполняя требования по хранению данных.
Затраты: Удержание данных может нести затраты, связанные с хранением и управлением большими объемами данных. Организации должны учитывать инфраструктуру хранения, инструменты управления данными и потенциальные затраты на юридические и нормативные процессы при разработке стратегии хранения данных.
Безопасность данных: Сохраненные данные должны быть адекватно защищены, чтобы предотвратить несанкционированный доступ, утечку данных или их потерю. Организации должны внедрять надежные меры безопасности, включая шифрование, механизмы контроля доступа и регулярные аудиты безопасности, чтобы обеспечить целостность и конфиденциальность сохраняемых данных.
Удержание данных является ключевой практикой для организаций, чтобы выполнять свои юридические, нормативные и бизнес-требования. Устанавливая политики удержания данных, организации могут обеспечить соответствие, выполнить юридические обязательства и использовать исторические данные для аналитики. Внедрение лучших практик, таких как регулярный обзор политики, классификация данных, безопасное хранение данных и правильная утилизация данных, может помочь организациям эффективно управлять и сохранять свои данные, минимизируя при этом связанные вызовы и риски.