Datalagring
Databevarande
Definition av databevarande
Databevarande avser lagring av en organisations data under en specifik tidsperiod. Det är praxis att behålla information under en bestämd period, ofta driven av juridiska, reglerings- eller affärskrav. Detta inkluderar data såsom kundregister, finansiella transaktioner, anställdas information och mer. Syftet med databevarande är att säkerställa att organisationer kan uppfylla sina skyldigheter och ansvar, såsom regleringsöverensstämmelse, juridiska krav och dataanalys.
Hur databevarande fungerar
Organisationer lagrar data på olika sätt, inklusive system på plats, molnplattformar eller andra lagringsmedier. Databevarande innebär lagring och bevarande av data för att uppfylla specifika lagringsperioder definierade av regler eller interna policyer. Vissa regler, såsom General Data Protection Regulation (GDPR) och Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), dikterar specifika krav för databevarande i olika branscher.
Data arkiveras ofta i säkra, åtkomstkontrollerade system för att säkerställa dess tillgänglighet för efterlevnadskontroller, revisioner eller rättsliga förfaranden. Arkivering är processen att överföra data som inte längre aktivt används till en separat lagringsenhet eller system för långsiktig bevarande. Arkivering hjälper organisationer att frigöra resurser i produktionssystem samtidigt som de upprätthåller tillgång till historisk data vid behov.
Databevarande policyer kan variera beroende på datatyp, branschregleringar och organisationskrav. Dessa policyer definierar vanligtvis lagringstiden för olika typer av data och specificerar hur länge varje kategori ska behållas innan den säkert kan förstöras eller raderas.
Fördelar med databevarande
Databevarande erbjuder flera fördelar för organisationer:
Regleringsöverensstämmelse: Efterlevnad av juridiska och regleringskrav är en övergripande angelägenhet för organisationer. Databevarande hjälper organisationer att möta överensstämmelsens skyldigheter genom att upprätthålla register och information under den nödvändiga perioden. Detta säkerställer att organisationer är redo för eventuella revisioner, förfrågningar eller utredningar som kan uppkomma.
Juridiska skyldigheter: Databevarande spelar en avgörande roll för att uppfylla juridiska skyldigheter. Vid rättsliga tvister, processer eller utredningar kan organisationer bli skyldiga att tillhandahålla relevant data som bevis. Genom att ha en robust databevarande process på plats kan organisationer säkerställa att de kan hitta och tillhandahålla nödvändig data inom en rimlig tidsram.
Dataanalys: Bevarad data kan vara en värdefull resurs för organisationers dataanalysinitiativ. Genom att analysera historiska data kan organisationer få insikter i trender, mönster och kundbeteenden, vilket gör att de kan fatta informerade affärsbeslut. Databevarande säkerställer att denna historiska data är lättillgänglig för analys.
Bästa praxis för databevarande
För att säkerställa effektiv databevarande bör organisationer överväga följande bästa praxis:
Regelbunden policygranskning: Databevarandepolicyer bör regelbundet granskas och uppdateras för att anpassas till utvecklande regleringskrav och branschens bästa praxis. Genom att hålla sig uppdaterade med regeländringar kan organisationer säkerställa att deras databevarande praxis förblir i överensstämmelse.
Dataklassificering: Kategorisera data baserat på dess känslighet, konfidentialitet och regleringskrav. Genom att klassificera data kan organisationer tillämpa lämpliga lagringsperioder och säkerhetsåtgärder för olika typer av data.
Säker datalagring: Implementera robust kryptering och åtkomstkontroller för att skydda bevarad data från obehörig åtkomst. Detta inkluderar åtgärder som kryptering vid vila och under överföring, åtkomstkontroller baserat på användarroll och behörigheter samt övervakning av dataåtkomstaktiviteter.
Dataradering: Implementera säkra metoder för dataradering när lagringsperioden löper ut. Detta kan innebära säker radering eller förstöring av data för att säkerställa att den inte kan återställas. Organisationer bör följa branschens accepterade standarder och riktlinjer för dataradering för att minimera risken för dataintrång.
Viktiga överväganden och utmaningar
Databevarande innebär vissa överväganden och utmaningar som organisationer bör vara medvetna om:
Datavolym: Mängden data som genereras av organisationer fortsätter att växa exponentiellt. Att hantera och behålla stora datavolymer kan vara utmanande och resurskrävande. Organisationer bör ha mekanismer på plats för att effektivt hantera, lagra och bearbeta denna data.
Datasekretess: Med ökade frågor kring datasekretess bör organisationer vara medvetna om den personliga information de behåller. Implementering av lämpliga tekniker för dataanonymisering eller pseudonymisering kan hjälpa till att skydda individers integritet samtidigt som de möter krav på lagring.
Kostnader: Databevarande kan medföra kostnader relaterade till lagring och hantering av stora datamängder. Organisationer bör överväga lagringsinfrastruktur, datahanteringsverktyg och potentiella kostnader för rättsliga och överensstämmelseprocesser när de utformar sina databevarande strategier.
Datasäkerhet: Bevarad data måste skyddas tillräckligt för att förhindra obehörig åtkomst, dataintrång eller dataförlust. Organisationer bör implementera robusta säkerhetsåtgärder, inklusive kryptering, åtkomstkontrollmekanismer och regelbundna säkerhetsrevisioner, för att säkerställa integriteten och sekretessen för bevarad data.
Databevarande är en kritisk praxis för organisationer att uppfylla sina juridiska, reglerings- och affärskrav. Genom att etablera databevarande policyer kan organisationer säkerställa överensstämmelse, uppfylla juridiska skyldigheter och utnyttja historisk data för analys. Implementering av bästa praxis, såsom regelbunden policygranskning, dataklassificering, säker datalagring och korrekt dataradering, kan hjälpa organisationer att effektivt hantera och bevara sin data samtidigt som de minskar de associerade utmaningarna och riskerna.