データ保持
データ保存
データ保存の定義
データ保存とは、組織のデータを特定の期間保存することを指します。これは、法的、規制的、またはビジネスの要件により、指定された期間情報を保持することを目的とする慣行です。これには、顧客記録、金融取引、従業員情報などのデータが含まれます。データ保存の目的は、組織が規制の遵守、法的要件、データ分析などの義務と責任を果たすことを保証することです。
データ保存の仕組み
組織は、オンプレミスシステム、クラウドプラットフォーム、またはその他のストレージ媒体など、さまざまな方法でデータを保存しています。データ保存には、規制や社内ポリシーで定義された特定の保存期間を満たすためのデータの保存と保護が含まれます。一部の規制、例えば一般データ保護規則 (GDPR) や医療保険のポータビリティと責任に関する法律 (HIPAA) などは、さまざまな業界における具体的なデータ保存要件を規定しています。
データは、コンプライアンスチェック、監査、または法的手続きを確保するために、安全でアクセス制御されたシステムにアーカイブされることがよくあります。アーカイブは、もはやアクティブに使用されていないデータを長期保存のために別のストレージデバイスまたはシステムに転送するプロセスです。アーカイブは、組織がプロダクションシステムのリソースを解放しつつ、必要に応じて履歴データにアクセスすることを可能にします。
データ保存ポリシーは、データの種類、業界規制、および組織の要件によって異なる場合があります。これらのポリシーは通常、さまざまなタイプのデータの保持期間を定義し、各カテゴリが安全に廃棄または削除される前にどれくらいの期間保持されるべきかを指定します。
データ保存の利点
データ保存は組織にいくつかの利点を提供します:
規制遵守: 法的および規制上の要件を遵守することは、組織にとって最重要事項です。データ保存は、必要な期間レコードと情報を維持することにより、組織がコンプライアンスの義務を果たすのを助けます。これにより、組織は監査、調査、問い合わせに備えることができます。
法的義務: データ保存は、法的義務を満たす上で重要な役割を果たします。法律上の紛争、訴訟、または調査の場合、組織は証拠として関連データを提出することが要求されることがあります。信頼性の高いデータ保存プロセスを確立することで、組織は合理的な期間内に必要なデータを見つけて提供することができます。
データ分析: 保存されたデータは、組織のデータ分析イニシアチブの貴重なリソースになり得ます。履歴データを分析することにより、組織はトレンド、パターン、顧客行動の洞察を得て、情報に基づいたビジネス決定を行うことができます。データ保存により、この履歴データが分析のために常に利用可能であることが保証されます。
データ保存のベストプラクティス
効果的なデータ保存を確保するため、組織は次のベストプラクティスを考慮するべきです:
ポリシーの定期的な見直し: データ保存ポリシーは、進化する規制要件と業界のベストプラクティスに合わせて定期的に見直し、更新するべきです。規制の変化に常に対応することで、組織のデータ保存慣行が遵守され続けます。
データの分類: データをその機密性、機密性、および規制要件に基づいて分類します。データを分類することで、組織は適切な保存期間とセキュリティ手段をさまざまなデータタイプに適用できます。
安全なデータストレージ: 保存されたデータを不正アクセスから保護するために、強力な暗号化とアクセス制御を実施します。これには、データが休止中または転送中の暗号化、ユーザーロールと権限に基づくアクセス制御、およびデータアクセス活動の監視などの措置が含まれます。
データ廃棄: 保存期間が終了したら安全なデータ廃棄方法を実施します。これには、データを安全に削除または破壊して、回復不能にすることが含まれます。組織は、データ侵害のリスクを最小限に抑えるために業界で受け入れられている基準とガイドラインに従うべきです。
重要な考慮事項と課題
データ保存には、組織が認識する必要のある特定の考慮事項と課題があります:
データが増え続ける問題: 組織が生成するデータの量は指数関数的に増加し続けています。大量のデータを管理し、保存することは困難でリソースを消費します。組織は、このデータを効果的に管理、保存、処理するためのメカニズムを整備する必要があります。
データプライバシー: データプライバシーへの関心が高まる中、組織は保持する個人情報に注意を払うべきです。適切なデータ匿名化または仮名化技術を実施することで、保持要件を満たしつつ個人のプライバシーを保護することができます。
コスト: データ保存は、大量のデータを保存し管理することに関連するコストを伴います。組織は、ストレージインフラ、データ管理ツール、および法的およびコンプライアンスプロセスの潜在的なコストを考慮して、データ保存戦略を設計する必要があります。
データセキュリティ: 保存されたデータは、不正アクセス、データ侵害、またはデータ損失を防ぐために適切に保護される必要があります。組織は、暗号化、アクセス制御メカニズム、および定期的なセキュリティ監査を含む強力なセキュリティ対策を実施して保存データの完全性と機密性を保証するべきです。
データ保存は、組織が法的、規制、およびビジネス要件を満たすための重要な慣行です。データ保存ポリシーを確立することで、組織はコンプライアンスを保証し、法的義務を果たし、分析のために履歴データを活用することができます。定期的なポリシーの見直し、データの分類、安全なデータストレージ、および適切なデータ廃棄などのベストプラクティスを実施することで、組織は関連する課題やリスクを軽減しながら効果的にデータを管理し保存することができます。