Arkistointi
Arkistointi
Arkistoinnin määritelmä
Arkistointi kyberturvallisuuden yhteydessä viittaa prosessiin, jossa historialliset tiedot ja informaatio tallennetaan ja hallitaan turvallisesti riskien vähentämiseksi, sääntelyn noudattamiseksi ja tulevia viittauksia tai oikeudellisia tarkoituksia varten.
Miten arkistointi toimii
Arkistointi käsittää vanhempien tietojen varastoinnin turvalliseen ja erilliseen sijaintiin, mikä vähentää ensisijaisten tallennusjärjestelmien kuormitusta. Prosessi sisältää yleensä seuraavat vaiheet:
Valinta: Organisaatiot päättävät, mitkä tiedot arkistoidaan, ottaen huomioon tekijät kuten säilytyskäytännöt, vaatimustenmukaisuusvaatimukset ja liiketoimintatarpeet. Tämä voi sisältää sähköposteja, tiedostoja ja viestintää, jotka sisältävät arkaluonteista tietoa, kuten taloustietoja, asiakastietoja ja liiketoimintatapahtumia.
Pakkaus: Tehostaakseen tallennustehoa arkistointityökalut pakkaavat usein tietoja ennen niiden tallentamista. Tämä vähentää tarvittavaa tallennustilaa säilyttäen kuitenkin tiedon eheyden.
Indeksointi: Arkistointityökalut indeksoivat arkistoidut tiedot muodostaen organisoidun rakenteen, jonka avulla tiedot on helppo hakea ja hallita. Indeksointi mahdollistaa nopean hakemisen ja tiettyjen tietueiden tai tiedostojen löytämisen tarvittaessa.
Turvallinen tallennus: Arkistoidut tiedot tallennetaan turvalliseen sijaintiin, suojattuina luvattomalta pääsyltä, tietojen menetykseltä tai korruptiolta. Tallennusinfrastruktuuri voi sisältää redundantteja järjestelmiä, salauksen, käyttövalvonnan ja varmuuskopiointimekanismeja, jotka varmistavat tietojen saatavuuden ja eheyden.
Arkistoinnin edut
Arkistointi tarjoaa organisaatioille useita etuja, mukaan lukien:
Sääntelyn noudattaminen: Arkistointi auttaa organisaatioita täyttämään oikeudelliset, teollisuuden ja sääntelyn vaatimukset tietojen säilyttämiselle. Arkistoimalla ja hallitsemalla historiallisia tietoja turvallisesti organisaatiot voivat osoittaa noudattamisen tarkastusten tai oikeuskäsittelyjen aikana.
Riskien vähentäminen: Säilyttämällä historiallisia tietoja organisaatiot voivat vähentää tietojen menetyksen, tahattomien tai haitallisten muutosten ja tietojen korruption riskejä. Arkistointi tarjoaa varmuuskopiointi- ja palautusmekanismin, varmistaen kriittisten tietojen saatavuuden ja eheyden.
Tallennustehokkuus: Arkistointi vähentää ensisijaisten tallennusjärjestelmien kuormitusta siirtämällä vanhempia, harvemmin käytettyjä tietoja pitkäaikaiseen säilytykseen. Tämä auttaa tehostamaan tallennusresursseja ja parantamaan järjestelmän suorituskykyä.
Kustannustehokkuus: Arkistointi voi pienentää kustannuksia, jotka liittyvät suurten tietomäärien säilyttämiseen kalliissa ensisijaisissa tallennusjärjestelmissä. Siirtämällä vähemmän kriittisiä tietoja kustannustehokkaisiin tallennusratkaisuihin organisaatiot voivat säästää tallennusinfrastruktuurikustannuksissa ja siihen liittyvissä operatiivisissa kuluissa.
Arkistoinnin parhaat käytännöt
Tehokkaan ja turvallisen arkistoinnin varmistamiseksi organisaatioiden tulisi noudattaa näitä parhaita käytäntöjä:
Määritä ja tarkista arkistointikäytännöt: Luokaa selkeät käytännöt ja ohjeet tietojen arkistoinnille, mukaan lukien säilytysajat, arkistoitavat tietotyypit ja noudattamisvaatimukset. Tarkistakaa ja päivittäkää näitä käytäntöjä säännöllisesti, jotta ne vastaavat muuttuvia sääntely- ja liiketoimintatarpeita.
Toteuta käyttövalvonta: Rajoita pääsy arkistoituihin tietoihin vain valtuutetuille henkilöille. Toteuta vahvat todennus- ja valtuutusmekanismit varmistaaksesi, että vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää ja hakea arkistoitua tietoa.
Salaa arkistoidut tiedot: Arkistoidun tiedon salaaminen lisää ylimääräisen suojauskerroksen, estäen luvattoman pääsyn tai varkauden. Käytä vahvoja salaustekniikoita ja toteuta asianmukaiset avaintenhallintakäytännöt turvataksesi arkistoidut tiedot.
Tarkista arkistointijärjestelmiä säännöllisesti: Testaa säännöllisesti arkistointijärjestelmiä ja -prosesseja niiden tehokkuuden ja eheyden varmistamiseksi. Suorita palautusharjoituksia datan saatavuuden varmistamiseksi ja palautusmenettelyjen validoinniksi.
Seuraa ja tarkista arkistointitoimintoja: Ota käyttöön seurantaa ja tarkastusta koskevat mekanismit, joilla seurataan arkistointia, havaitaan mahdolliset poikkeamat tai luvattomat käyttöyritykset ja varmistetaan sääntöjen mukaisuus arkistointikäytäntöjen kanssa. Tarkista säännöllisesti tarkastuslokeja tunnistaaksesi ja käsitelläksesi mahdolliset tietoturvaongelmat.
Noudattamalla näitä parhaita käytäntöjä organisaatiot voivat perustaa luotettavia arkistointiprosesseja, jotka varmistavat arkistoitujen tietojen turvallisuuden, eheyden ja saatavuuden sekä täyttävät sääntely- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset.
Aiheeseen liittyvät termit
- Data Retention: Käytäntö säilyttää tietoja tiettyihin aikoihin, yleensä oikeudellisten tai sääntelyvaatimusten noudattamiseksi.
- Data Encryption: Prosessi, jossa tietoja koodataan niiden suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, erityisesti tallennuksen tai siirron aikana.