Digitaalinen säilyttäminen
Digitaalinen säilyttäminen
Digitaalinen säilyttäminen viittaa prosesseihin ja strategioihin, joilla varmistetaan digitaalisen tiedon säilyminen käytettävissä ja saavutettavissa pitkien aikojen kuluessa. Se sisältää digitaalisen datan, dokumenttien, kuvien ja multimediasisällön eheyden, aitouden ja käytettävyyden suojelun. Digitaalinen säilyttäminen on ratkaisevan tärkeää digitaalisen sisällön pitkäaikaiselle saavutettavuudelle ja saatavuudelle, jotta tulevat sukupolvet, tutkijat ja muut käyttäjät voivat käyttää sitä.
Avaintiedot
Tiedostomuodot
Yksi digitaalisen säilyttämisen tärkeä osa-alue on varmistaa, että digitaalinen sisältö tallennetaan avoimiin, ei-proprietaarisiin tiedostomuotoihin. Avoimet muodot ovat tiedostomuotoja, jotka eivät ole sidottuja tiettyihin ohjelmistoihin tai laitteisiin ja jotka ovat luettavissa laajalla valikoimalla ohjelmistotyökaluja ja alustoja. Digitaalisen sisällön tallentaminen avoimiin formaatteihin vähentää vanhenemisen riskiä ja varmistaa sisällön saavutettavuuden tulevaisuudessa. Avoimien tiedostomuotojen esimerkkejä ovat PDF/A dokumenteille, PNG kuville ja FLAC äänelle.
Metatiedot
Metatiedoilla on keskeinen rooli digitaalisen säilyttämisen kannalta. Se viittaa digitaalisiin objekteihin liittyviin kuvaileviin tietoihin, jotka auttavat niiden tunnistamisessa, hallinnassa ja säilyttämisessä. Metatiedot tarjoavat tärkeää kontekstuaalista tietoa digitaalisesta sisällöstä, kuten luomispäivämäärä, tekijä, aihe ja tekijänoikeustiedot. Nämä metatiedot auttavat digitaalisen sisällön järjestämisessä ja hakemisessa ja edistävät sen pitkäaikaista säilyttämistä.
Varmuuskopiointi ja tallennus
Toinen digitaalisen säilyttämisen tärkeä osa-alue on vankkojen varmuuskopiointistrategioiden ja turvallisten tallennusmenetelmien toteuttaminen. Tämä varmistaa, että digitaalinen sisältö on suojattu tietojen menetyksiltä, jotka johtuvat laitteistovioista, kyberhyökkäyksistä, luonnonkatastrofeista tai muista uhista. Digitaalisen sisällön säännölliset varmuuskopiot tulisi suorittaa, ja useita kopioita tulisi säilyttää eri paikoissa tietojen menetyksen riskin minimoimiseksi. Redundanttien tallennusteknologioiden, kuten RAID-järjestelmien tai pilvitallennuksen, käyttö voi tarjota lisäsuojan tietojen menetykseltä.
Siirto ja päivittäminen
Digitaalinen säilyttäminen sisältää myös digitaalisen sisällön säännöllisen siirtämisen uusiin tallennusteknologioihin, jotta voidaan estää tietojen heikkeneminen ja vanhentuminen. Tätä prosessia kutsutaan siirtämiseksi. Kun teknologia kehittyy ja tallennusmuodot vanhenevat, digitaalisen sisällön siirtäminen uusiin formaatteihin ja alustoihin varmistaa sen pitkäaikaisen saavutettavuuden. Siirto voi sisältää tiedostojen muuntamisen uusiin tiedostomuotoihin, metatietojen päivittämisen ja sisällön siirtämisen uusille tallennusvälineille.
Digitaaliset käyttöoikeudet
Digitaalinen säilytys kattaa myös toimenpiteet digitaalisen sisällön käytön ja saatavuuden hallinnassa. Tämä sisältää digitaalisten käyttöoikeuksien hallintateknologioiden ja -politiikkojen käyttöönoton digitaalisen sisällön eheyden ja saavutettavuuden suojelemiseksi. DRM varmistaa, että vain valtuutetut käyttäjät voivat käyttää ja käyttää sisältöä säilyttäen samalla sen pitkäaikaisen saatavuuden. DRM-teknologiat voivat sisältää salauksen, käyttöoikeuksien hallinnan ja digitaaliset vesileimat.
Parhaat käytännöt digitaaliseen säilyttämiseen
Digitaalisen sisällön säilyttämisen varmistamiseksi organisaatioiden ja yksityishenkilöiden tulisi noudattaa tiettyjä parhaita käytäntöjä:
Toteuta kattava digitaalinen säilytysstrategia: Tämä sisältää digitaalisen sisällön pitkäaikaista säilyttämistä koskevan suunnitelman kehittämisen, säilyttämisen tavoitteiden ja päämäärien määrittämisen sekä resurssien kohdentamisen säilyttämistoimiin.
Käytä avoimia, ei-proprietaarisia tiedostomuotoja: Digitaalisen sisällön tallentaminen avoimiin muotoihin vähentää vanhenemisen riskiä ja varmistaa pitkäaikaisen käytettävyyden. Valitse tiedostomuodot, jotka ovat laajasti tuettuja ja dokumentoituja.
Perusta vankat varmuuskopiointi- ja tallennuskäytännöt: Suoritat säännöllisesti digitaalisen sisällön varmuuskopioita ja säilytät kopioita turvallisissa ja maantieteellisesti monimuotoisissa paikoissa tietojen menetyksiltä suojautumiseksi.
Ylläpidä ja päivitä metatietoja: Metatiedot tulisi tarkistaa ja päivittää säännöllisesti, jotta ne kuvaavat tarkasti digitaalisia objekteja ja tarjoavat tarvittavan kontekstuaalisen tiedon säilyttämistä ja löytämistä varten.
Arvioi säännöllisesti digitaalisen materiaalin kuntoa: Digitaalisen materiaalin kunnon seuranta auttaa tunnistamaan mahdollisia riskejä ja käynnistää tarpeen siirtää sisältöä uusiin tallennusalustoihin tai formaatteihin.
Digitaalinen säilytys on kriittinen prosessi digitaalisen sisällön pitkäaikaisen saavutettavuuden ja käytettävyyden varmistamiseksi. Noudattamalla parhaita käytäntöjä ja toteuttamalla strategioita, kuten käyttämällä avoimia tiedostomuotoja, hallitsemalla metatietoa, suorittamalla säännöllisiä varmuuskopioita ja suunnittelemalla siirtoja, organisaatiot ja yksityishenkilöt voivat säilyttää digitaalista sisältöä tuleville sukupolville. Teknologian nopean kehityksen myötä digitaalinen säilytys jatkaa kehittymistään, ja on tärkeää pysyä ajan tasalla uusimmista standardeista ja käytännöistä, jotta digitaalista tietoa voidaan säilyttää tehokkaasti.